Które dokumenty przestają trafiać do biura jako PDF
Faktura ustrukturyzowana z KSeF ma dane w formacie XML, więc program księgowy wczytuje ją bez odczytywania obrazu strony. Dla faktur krajowych wystawianych w systemie ten etap przepisywania znika. To realna oszczędność i warto z niej skorzystać, zamiast konwertować wizualizację PDF faktury, która jest tylko podglądem.
Zasada dla biura jest prosta. Jeżeli dokument istnieje w KSeF, pobieraj go stamtąd. Konwerter służy do tych dokumentów, których tam nie ma.
Dokumenty, które nadal wymagają konwersji PDF na Excel
Lista jest dłuższa, niż się zakłada, i obejmuje najbardziej pracochłonne materiały.
- Wyciągi bankowe klientów. Banki wysyłają je w PDF, a w wielu bankach eksport do pliku nie jest dostępny dla każdego typu rachunku. Dla biura to zwykle największy wolumen.
- Faktury od dostawców zagranicznych, które nie przechodzą przez KSeF.
- Faktury i rachunki od kontrahentów, którzy nie są objęci obowiązkiem albo wystawiają dokumenty poza systemem.
- Zestawienia, cenniki i raporty od dostawców, kurierów, operatorów kart i platform sprzedażowych.
- Skany dokumentów archiwalnych, które trzeba przenieść do arkusza przy przejmowaniu nowego klienta.
Dla pierwszej pozycji szczegóły opisuje strona wyciąg bankowy PDF do Excela, a dla skanów strona skan PDF do Excela z OCR.
Ile pracy zostaje biuru po wdrożeniu KSeF
Przyjmij przykład biura z 30 klientami, które co miesiąc dostaje po jednym wyciągu liczącym średnio 5 stron. To 150 stron miesięcznie, czyli 30 plików do przeniesienia do arkusza. Przy ręcznym przepisywaniu 15 do 20 minut na wyciąg daje 7,5 do 10 godzin. Przy koszcie godziny 60 zł netto to 450 do 600 zł miesięcznie, za pracę, której nikt nie lubi i w której łatwo o literówkę w kwocie. Plan Start za 199 zł netto pokrywa 300 stron, więc taki wolumen mieści się z zapasem. Liczby są przykładowe, podstaw własne.
Jeśli klientów jest kilkudziesięciu i część wysyła więcej niż jeden dokument, pojawia się potrzeba wsadu. Szczegóły ma strona masowa konwersja PDF na Excel.
Na co patrzeć, wybierając konwerter w biurze po KSeF
Skoro dokumenty ustrukturyzowane idą inną drogą, konwerter ma obsłużyć to, co trudne. Sprawdź cztery rzeczy na własnych plikach.
- Wyciągi z kilku banków w jednym układzie wyniku, żeby import do programu nie wymagał nowego mapowania.
- Kwoty zapisane jako liczby, a numery rachunków i faktur jako tekst, z zerami na początku.
- Powtarzane nagłówki na kolejnych stronach, które nie mogą wejść do danych jako osobne wiersze.
- Skany. Jakość OCR zależy od ostrości, dlatego zawsze porównaj sumę z dokumentem.
Pełną listę kryteriów i test na pięciu plikach znajdziesz w tekście o konwerterze PDF na Excel dla biura rachunkowego, a koszty w tekście ile kosztuje konwerter PDF na Excel dla firmy.
Którego planu Zmieniam użyć w biurze po KSeF
Start za 199 zł netto to 300 stron miesięcznie i jedno stanowisko, dobry dla księgowej z kilkunastoma klientami. Biuro za 449 zł netto to 1 500 stron, 5 stanowisk, wsad do 50 plików i szablony kolumn, i to ten plan wybierają zwykle biura obsługujące kilkudziesięciu klientów. Firma za 1 290 zł netto dodaje API i 6 000 stron. Do cen doliczamy 23 procent VAT. Szczegóły w cenniku, a pracę biur opisuje strona PDF na Excel dla biur rachunkowych.
Samą fakturę kosztową przygotowaną w KSeF warto wystawiać i odbierać w programie zgodnym z systemem, na przykład w programie do fakturowania zgodnym z KSeF. Konwerter zostaje do reszty dokumentów.
Czy po wdrożeniu KSeF nadal potrzebuję konwertera PDF na Excel?
Tak, jeśli dostajesz wyciągi bankowe, faktury zagraniczne, zestawienia dostawców albo skany. KSeF przejmuje faktury krajowe w formacie ustrukturyzowanym, ale nie zamienia na arkusz wyciągów ani dokumentów spoza systemu.
Czy mogę konwertować PDF faktury z KSeF na Excel?
Możesz, ale to zwykle zbędne. Wizualizacja PDF jest tylko podglądem, a pełne dane faktury pobierzesz z systemu w formacie ustrukturyzowanym. Konwersja ma sens dla dokumentów, których tam nie ma.
Ile kosztuje konwerter PDF na Excel dla biura?
Zmieniam kosztuje od 199 zł netto miesięcznie za 300 stron. Plan Biuro za 449 zł netto obejmuje 1 500 stron, 5 stanowisk i wsad do 50 plików. Do cen doliczamy 23 procent VAT.
Czy mogę przetestować konwerter przed zakupem?
Tak, demo w przeglądarce działa dla PDF z warstwą tekstową do 10 MB i 20 stron i pokazuje pierwsze 8 wierszy. Pełny wynik wymaga konta.